Privacy Policy for Microscope Users (German)

Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundver-ordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Zusammenhang mit der Mitgliedschaft im Netzwerk QUAREP-LiMi

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der Universität Freiburg ein wesentliches Anliegen und wir möchten, dass Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bestmöglich informiert sind.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) gemäß den gesetzlichen Vorgaben und gestalten dies in transparenter Weise. Mit den folgenden Datenschutzinformationen erläutern wir Ihnen, welche Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung als Mikroskopbenutzer verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt. Zudem erhalten Sie Auskunft über Ansprechpartner sowie Ihre Rechte.

Verantwortlicher im datenschutzrecht-lichen Sinne

Datenschutzbeauftragter

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

Der Datenschutzbeauftragte

Friedrichstraße 39, 79098 Freiburg

Email: datenschutzbeauftragter@uni-freiburg.de

Zuständige interne Stelle

Life Imaging Center (LIC), University Freiburg, Habsburgerstr. 49, Telefon: +49 761 / 203-2934, Email: info@quarep.org

Zweck der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe

In Basel

In Freiburg

In Mulhouse

In Strasbourgh

Über das Kontaktformular unter

          https://miap.eu/about-us/contact/

Auf der Webseite sind die Adress- und Kontaktdaten der Einrichtung, sowie persönliche Daten der jeweiligen Ansprechpartner der Einrichtung (Foto, Adresse, Telefonnummer, Emailadresse, Lebenslauf) hinterlegt. Die Einwilligung zur Veröffentlichung dieser Daten auf der Webseite erfolgt über Email.

Die Benutzung der Mikroskope des Life Imaging Centers dient vorrangig den Mitarbeitenden und Studenten der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg (z. B. Masteranden, Doktoranden, Professoren usw.) sowie des Universitätsklinikums Freiburg genutzt werden können. Es ist auch möglich, dass externe Wissenschaftler*innen die Plattform nutzen, um Messungen durchführen. Für die Benutzung der Mikroskope des Life Imaging Centers fällt eine Nutzungsgebühr an. Die Benutzer benötigen einen Netzwerkaccount, um sich an dem jeweiligen Gerät anzumelden. Daher müssen Mitarbeitende der Universität und externen Wissenschaftler*innen sich zunächst formal registrieren, sofern sie ein Gerät des Life Imaging Centers nutzen wollen. Die Registrierung erfolgt über die MIAP Webseite unter:

https://miap.eu/miap-units/freiburg/life-imaging-center_application/

Hier werden personenbezogene Daten (siehe 5) erfasst, die einerseits der Abrechnung und anderseits der bestmöglichen Betreuung der Benutzer dienen. Hierbei handelt es sich um ein opt-in Verfahren. Dabei müssen die Betroffenen bestätigen, dass sie in die Verarbeitung der ausgewählten Daten einwilligen und werden noch einmal auf die Datenschutzerklärung und ihr Widerspruchsrecht hingewiesen. Nach der Einwilligung werden die Datenverarbeitungsprozesse gestartet. Unmittelbar nach Absenden des Kontaktformulars erhalten die neuen Mitglieder eine Email an die angegebene Adresse in der alle von Ihnen angegeben Daten aufgeführt werden. Die Adressat*innen müssen zusätzlich ihre Identität bzw. Anmeldung sowie die Korrektheit der angebenden Daten schriftlich in ausgedruckter und unterschriebener Form an die Betreiber bestätigen. Die Datenerfassung erfolgt nur für die Nutzung der Mikroskope des Life Imaging Centers (Albert-Ludwigs-Universität Freiburg). Alle anderen Einrichtungen habe ihre eigene Datenerfassung.

Die bei der Registrierung erhobenen personenbezogenen Daten werden zunächst in einer SQL-Datenbank gespeichert. Die Datenbank wird in regelmäßigen Abständen als Exceltabelle exportiert und über eine VBA-Skript in einer Benutzer Exceltabelle übertragen. Diese wird für die Abrechnung der Nutzungsgebühren genutzt.

Für jede/n Mikroskopnutzer*in wird ein Benutzeraccount erstellt, damit er oder sie die Mikroskope und Auswerterechner nutzen kann. Über einen Buchungskalender kann jeder Nutzer*in die Mikroskope, in die er oder sie eingewiesen wurde, buchen. Wenn ein Nutzer*in eine Messung an einem Mikroskop durchführt, wird die Zeit nach dem Einloggen bis zum Ausloggen erfasst, um später eine Abrechnung durchführen zu können. Die Buchung wird ebenfalls dem jeweiligen Benutzer*in zu Abrechnungszwecken zugeordnet.

Die Datenspeicherung hat folgende Zwecke:

  • Erstellung eines Logins um Zugang zu den Computern der Mikroskope und Analysesoftware zu erhalten
  • Zugang zum Buchungskalender
  • Abrechnung der Mikroskopnutzung gegenüber dem Arbeitskreis
  • Eintrag in der Mailingliste

Bestmögliche Betreuung der Nutzer

Kategorien von Daten

  1. Datum der Registrierung
  2. Name (Titel, Vor- Zu- und Nachname, Suffix)
  3. Gender (optional)
  4. Bevorzugte Sprache der Kommunikation (deutsch oder englisch)
  5. Adresse (Straße, Hausnummer, Stadt, PLZ, Bundesland, Land)
  6. Emailadresse
  7. Telefonnummer des Labors
  8. UserID oder Uni-Card Nummer
  9. Position
  10. Einrichtung
  11. Name der Arbeitsgruppenleiters*in
  12. Expertise (Feld des Expertise, Mikroskoperfahrung, Bildanalyseerfahrung)
  13. Bevorzugtes Mikroskop und Technik (Mikroskop, Technik, Orientierung, Marke, Laserwellenlänge, Zellkulturen, Bildanalyse
  14. Kurze Beschreibung der Projektes
  15. Klassifizierung der Probenart (Sicherheitsklasse, Donor, Acceptor, Vector, Transfektion, Erlaubnis)
  16. Projektdaten (Projektleiter, Quelle der Bezahlung, Vertragslaufzeit der Nutzers, Projektname, Kostenstelle, Fond PSP, Projektlaufzeit)
  17. Gebühren (Projektname, Kostenstelle, Fond PSP, Projektlaufzeit)
  18. Bilddaten/Fotos der Ansprechpartner in den MIAP Einrichtungen
  19. Kontaktdaten der Ansprechpartner in den MIAP Einrichtungen (Name der Einrichtung, Adresse der Einrichtung, Name, Telefonnummer, Emailadresse, Lebenslauf)

Widerrufsbelehrung

Die Einwilligung in die Datenverarbeitung ist freiwillig. Sie haben das Recht, die Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Das gilt auch für einzelne Daten. Im Falle eines Widerrufs wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Sie können sich für einen Widerruf mittels formloser E-Mails an info@miap.eu wenden. Aus der Verweigerung der Einwilligung oder deren Widerruf entstehen Ihnen keine Nachteile. Die Anfrage kann unter diesen Umständen nicht weiter verarbeitet werden.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

  • Beschäftigte der Universität: 6 Abs. 1 Unterabs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DS-GVO, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 15 LDSG i.V.m. §§ 83 ff. LBG, § 12 Abs. 1 LHG
  • Freiwillige Angaben / Externe Mitglieder:  Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 lit. a, 7 DSGVO (Einwilligung)

Datensicherheit

Die Kommunikation mit dem Webserver erfolgt über eine HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) Verbindung. Dadurch werden die Daten abhörsicher übertragen. Des Weiteren kommen noch HSTS (HTTP Strict Transport Security) und PFS (Perfect Forward Secrecy), um eine Aushebelung der Verbindungsverschlüsselung zu verhindern.

Speicherdauer oder Kriterien für die Festlegung der Dauer

Ihre Daten werden nur so lange verarbeitet bzw. gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Bei Widerruf der Einwilligung bzw. nach Ausscheiden eines Mitgliedes oder wenn festgestellt wird, dass Emails dauerhaft nicht mehr zustellbar sind, werden Ihre Daten innerhalb eines Monats gelöscht. Das gilt nicht, sofern abweichend davon ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungszeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechtsdurchsetzung innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist.

Für Zwecke der Finanzbuchhaltung und im Bereich der Universitätskasse werden Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die sich insbesondere aus der Landeshaushaltsordnung Baden-Württemberg (LHO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben, gelöscht. Die Speicherfristen betragen nach diesen Bestimmungen bis zu 10 Jahre, nach der LHO für Belege in der Regel 6 Jahre sowie für Buchhaltungs-, Kassen- und Organisationsunterlagen 10 Jahre.

Empfängerkategorien

Interne Empfänger sind diejenigen Beschäftigten, die die Daten für ihre Tätigkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung benötigen.

Externe Empfänger:

  • Finanzverantwortliche des jeweiligen Arbeitskreises (Rechnungsempfänger)

Besucher*innen der Homepage weltweit

Ihre Rechte als betroffene Person

  1. Sie haben das Recht, von der Universität Freiburg Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.
  2. Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung.
  3. Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie uns eine Einwilligung gegeben haben, das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Sie können Ihre Einwilligung auch für die Verarbeitung einzelner Daten widerrufen. In dem Fall, in dem Sie Ihre Einwilligung nicht erteilen oder widerrufen entstehen Ihnen keine Nachteile.
  4. Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Rechtsvorschriften verstößt. Eine solche Aufsichtsbehörde ist beispielsweise der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, E-Mail poststelle@lfdi.bwl.de (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/).
  5. Falls Sie Betroffenenrechte gegenüber der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an datenschutz@uni-freiburg.de.

Informationen über den Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Ergänzende Hinweise

Bitte beachten Sie unsere allgemeine Datenschutzinformation im Footer unserer Webseite unter Privacy Policy.